شماره: ۱۴۰۵/۹۷۶۳۵
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با صدور دستورالعملی، نحوه اقدام واحدهای ثبتی در خصوص تبدیل اسناد مالکیت دفترچه‌ای به اسناد مالکیت تک‌برگ حدنگار در جریان عملیات توقیف، رفع بازداشت و فک رهن را تبیین کرد.
بر اساس این دستورالعمل که خطاب به مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان‌ها صادر شده است، با توجه به ضرورت اجرای برنامه‌های راهبردی سازمان ثبت در زمینه ارتقای امنیت مالکیت، تکمیل بانک جامع اطلاعات املاک، توسعه نظام کاداستر و بهینه‌سازی خدمات ثبتی، تبدیل کلیه اسناد مالکیت دفترچه‌ای به اسناد مالکیت حدنگار، یک تکلیف قانونی محسوب می‌شود.
در این نامه با استناد به قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و همچنین مواد ۵ و ۱۱ قانون جامع حدنگار مصوب ۱۳۹۳ تأکید شده است که مطابق تبصره ماده ۱۱ قانون مذکور، پس از انقضای مهلت قانونی، ارائه خدمات ثبتی منوط به تعویض سند مالکیت دفترچه‌ای خواهد بود.
تبدیل سند دفترچه‌ای هنگام توقیف و رفع بازداشت
در بخش نخست دستورالعمل، مقرر شده است واحدهای ثبتی هنگام دریافت دستورات مقام قضایی یا سایر مراجع ذی‌صلاح مبنی بر بازداشت یا رفع بازداشت ملک، همزمان با انجام فرآیند ثبت توقیف یا رفع اثر از آن، نسبت به آگاه‌سازی مالک یا نماینده قانونی وی درباره الزام قانونی تبدیل سند اقدام کنند.
بر این اساس، واحدهای ثبتی مکلف‌اند تقاضای کتبی تعویض سند مالکیت دفترچه‌ای به سند حدنگار را مطابق دستورالعمل اجرایی شماره ۱۴۰۴/۱۴۲۶۶۴ مورخ ۱۴۰۴/۰۸/۰۳ اخذ کنند.
الزام به تبدیل سند در زمان فک رهن
در خصوص عملیات فک رهن نیز مقرر شده است دفاتر اسناد رسمی هنگام تنظیم سند فک رهن، نسبت به:
اخذ درخواست تبدیل سند دفترچه‌ای به سند مالکیت حدنگار؛دریافت هزینه‌های مربوط؛ارسال سند مالکیت به اداره ثبت برای انجام فرآیند تبدیل؛اقدام کنند.
عدم ایجاد وقفه در اجرای دستورات قضایی
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تأکید کرده است که فرآیند اخذ درخواست تبدیل سند نباید موجب ایجاد تأخیر یا وقفه در اجرای دستورات مقام قضایی، مراجع ذی‌صلاح یا ثبت عملیات فک رهن شود.
بنابراین، اجرای تکالیف قانونی مربوط به تبدیل اسناد دفترچه‌ای و انجام عملیات ثبتی مورد درخواست باید به صورت همزمان و موازی انجام شود تا ضمن رعایت الزامات قانونی، از اختلال در ارائه خدمات ثبتی جلوگیری شود.
ممنوعیت تحویل اسناد مالکیت دفترچه‌ای پس از اقدامات ثبتی
بر اساس این دستورالعمل، پس از انجام مراحل مربوط، از تحویل سند مالکیت دفترچه‌ای به مالک یا نماینده قانونی وی خودداری خواهد شد و سند مذکور برای طی فرآیند تبدیل به سند مالکیت تک‌برگ حدنگار در اختیار واحد ثبتی باقی خواهد ماند.
در پایان، مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان‌ها مکلف شده‌اند بر اجرای دقیق این دستورالعمل در تمامی واحدهای ثبتی تحت نظارت خود نظارت کنند تا اهداف قانون حدنگار در کوتاه‌ترین زمان ممکن محقق شود.
منبع: دستورالعمل سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به شماره ۱۴۰۵/۹۷۶۳۵ (شناسه نامه: ۸۰۴۱۴۴۸)
